Od stycznia wchodzą w życie e-Akta. Pracodawco, pamiętaj o dostosowaniu programów

Od stycznia, w związku z wejściem w życie projektu e-Akta, zmienia się zakres danych, jakie przedsiębiorca będą przekazywać do ZUS. Zmiany oznaczają dla płatników przede wszystkim duże korzyści. Najpierw jednak trzeba dostosować do nich programy kadrowo-płacowe.

Jeśli przedsiębiorca lub biuro rachunkowe działające w jego imieniu, korzysta z programu kadrowo-płacowego, który nie rejestruje danych wymaganych przepisami wchodzącymi w życie już 1 stycznia 2019 r. powinni jak najszybciej zaktualizować oprogramowanie. Uwaga ta jest również wskazaniem dla producentów oprogramowania kadrowo-płacowego, z którego korzystają polscy przedsiębiorcy. Rzecz niezwykle ważna: do zmian w dokumentach przekazywanych do ZUS w związku z projektem
e-Akta będzie na bieżąco dostosowany program Płatnik i e-Płatnik.

Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania akt pracowniczych dla wszystkich nowozatrudnionych osób będzie wynosił 10 lat, od zakończenia obowiązywania umowy o pracę lub umowy zlecenia. Jest to związane z nowym zakresem danych, które pracodawcy będą przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nowe dane dotyczą wypłaconych pracownikowi (zleceniobiorcy) w danym miesiącu kwot przychodu oraz okresów wykonywania pracy nauczycielskiej. Informacje te będą przesyłane w miesięcznym imiennym raporcie o przychodach ubezpieczonego: ZUS RPA. Jeśli pracodawca zechce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych za osoby zatrudnione między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., musi przekazać do ZUS oświadczenie w tej sprawie na druku ZUS OSW wraz z raportami informacyjnymi (ZUS RIA) za osoby zgłoszone do ubezpieczeń po raz pierwszy w tym okresie. Dane z tych dokumentów ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego i będą one uwzględniane przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości. Dodatkowo Zakład dostosował formularz ZUS DRA do płatności na jeden rachunek. Pojawiło się w nim pole z łączną kwotą do zapłaty za dany okres rozliczeniowy.

Z kolei w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) pracodawca będzie przekazywał do ZUS informacje o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Dotychczas w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest ona przechowywana przez 10 lat,
a w Danii zaledwie 5. W Czechach długość okresu przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji pracowniczej.

Więcej informacji na temat zakresu danych, jakie będą wykorzystywane w nowych raportach ZUS RIA i ZUS RPA oraz zmian wprowadzonych w formularzach ZUS ZWUA, ZUS DRA, informacji rocznej oraz miesięcznej dla osoby ubezpieczonej można znaleźć na stronie www.zus.pl oraz
www.e-akta.gov.pl

Wszelkie kwestie, które dotyczą e-AKTA, zostaną omówione podczas szkoleń „E-akta – zmiany
w zasadach przechowywania akt pracowniczych”, które organizuje bydgoski i toruński oddział ZUS:
⦁ w Bydgoszczy, budynek ZUS przy ul. Św. Trójcy 33 w terminie :
⦁ 31.01.2019r.
⦁ 12.03.2019r.
⦁ 23.05.2019r.
⦁ 25.06.2019 r.

Rozpoczęcie szkolenia o godz. 9:00. Zapisy na szkolenie pod nr. tel. 52 34 -18 -157,
e-mail katarzyna.robakowska@zus.pl

⦁ w Inowrocławiu, budynek ZUS przy ul. Solankowa 15 w terminie:
⦁ 28.02.2019r.
⦁ 30.04.2019r.
⦁ 27.06.2019r.

Rozpoczęcie szkolenia o godz. 9:00. Zapisy na szkolenie pod nr tel. 52 356 10 22,
e-mail joanna.kujawa@zus.pl, danuta.grzeskowiak@zus.pl.

⦁ w Toruniu, budynek ZUS przy ul. Mickiewicza 33/39, sala 41 w terminie:
⦁ 24.01.2019r.
⦁ 21.02.2019r.
⦁ 21.03.2019r.
⦁ 25.04.2019r.
⦁ 23.05.2019r.
⦁ 27.06.2019r.

Rozpoczęcie szkolenia o godz. 12:30. Zapisy na szkolenie pod nr. tel. 56 610 93 12

⦁ w Grudziądzu, budynek ZUS przy ul. Wybickiego 39, sala 302A w terminie:
⦁ 18.01 2019r.
⦁ 01.02.2019r.

Rozpoczęcie szkolenia o godz. 09:00. Bez zapisów.

⦁ We Włocławku, budynek ZUS przy ul. Płocka 167, sala 104 w ostatni piątek miesiąca:
⦁ 25.01.2019r.
⦁ 22.02.2019r.
⦁ 29.03.2019r.
⦁ 26.04.2019r.
⦁ 31.05.2019r.
⦁ 28.06.2019r.

Rozpoczęcie szkolenia o godz. 11:00. Bez zapisów.

 

Na podstawie informacji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych